在看这篇文章的朋友有多少同学从零到一搭建过复杂系统，如果你完成过一个多角色，跨部门多流程的系统，那么你对我今天要介绍的一个理念一定会有共鸣：
“在进行复杂系统建设之前，进行系统预建设非常重要。”
而所谓的系统预建设，是对业务和多个事物的理解进行标准化操作的过程。它的目的是统一业务理解，以确保在不同业务线和系统之间能够以标准化的方式执行和运行。
01 什么是复杂系统？
谈预建之前，首先我们要理解什么是复杂系统？
复杂系统建设是指构建一个包含多个组件和模块的系统，以满足复杂的业务需求和功能要求。这些系统往往涉及到多个业务线、多个部门或多个功能领域之间的复杂交互和协作。复杂系统建设可能涉及到软件开发、IT基础设施、数据管理、业务流程优化等方面。
具体来说复杂系统建设具有以下特点：
-多组件和模块：复杂系统通常由多个组件和模块构成，每个组件和模块承担不同的功能和责任。这些组件和模块需要相互配合、协同工作，以实现系统的整体目标。
-多业务线和部门：复杂系统往往涉及到多个业务线和部门之间的协同合作。不同的业务线和部门可能有不同的需求和目标，需要在系统建设过程中进行沟通和协调，以确保系统能够满足各方的需求。
-大规模的数据管理：复杂系统通常需要处理大量的数据，包括从不同源头收集的数据、客户信息、交易数据等。数据管理是复杂系统建设过程中的重要任务之一，需要考虑数据的存储、处理、清洗、安全性等方面。
-复杂的业务流程：复杂系统往往涉及到复杂的业务流程和工作流程。这些流程可能涉及到多个环节、多个审批层级，需要在系统建设过程中进行流程优化和标准化，以提高效率和准确性。
-高度的灵活性和可扩展性：复杂系统需要具备高度的灵活性和可扩展性，以应对不断变化的需求和业务扩展。系统建设过程中，需要考虑到系统的架构设计、模块化开发、接口设计等方面，以便系统能够随着业务的变化而快速响应。
正是因为这些特点，如果这些内容都不在最开始之出就进行盘点与梳理，那很难想象系统上线后的真正可用性
让我们举几个实际的复杂系统来看
（1）医院信息管理系统：在医院中，信息管理系统通常被设计为一个复杂系统。它包括病人信息管理、医疗资源调度、药物管理、医疗设备管理等多个模块。这些模块需要沟通和协调，以确保病人信息的准确性、医疗资源的有效利用和医疗服务的高质量。
（2）供应链管理系统：供应链管理涉及到多个环节，包括采购、生产、物流和销售等。这是一个复杂系统，因为需要协调不同环节的供需关系、库存管理、物流规划等。供应链管理系统的建设目标是为了提高供应链的效率和准确性，降低成本和缩短交货时间。
02 系统预建设的原因
理解了复杂系统的概念后，我们来看看为什么需要进行系统预建设呢？如果我们直接进行建设而没有进行预建设，在建设过程中无可避免的将会面临以下问题和挑战：
1. 项目建设时间延长：没有进行系统预建设，开发过程往往会耗费大量时间，因为会遇到不可预见的问题或需要重复测试和更正错误，这还会导致管理者质疑系统建设所花费的时间，并增加等待投入使用的不满。
2. 下游业务线接入慢：缺乏系统预建设会导致下游业务线接入应用的速度变慢。这是因为缺乏统一的标准，上下游系统在交互过程中的“语言”也就是信息定义（例如都是订单但是订单格式不同）不一致。
3. 缺乏灵活性：没有进行系统预建设，系统会缺乏灵活性，导致每一个小改动都需要上下游进行修改。这无疑给业务线人员快速使用目标带来了巨大的烦恼。
4. 信息不统一：在建设过程中，业务线人员可能发现查询到的字段和自己日常沟通的术语不一致（例如业务更多使用毛利，销售额，但是系统中显示成交额or订单金额，无法准确对应），导致混淆和困惑。这是因为缺乏统一的标准，不同业务线对于同一事物的理解不一致。
03 系统预建设的目标
因此我们能看到，系统预建设阶段的目标就是要解决以上问题，通过标准化的方式避免混乱和困扰。
而就如我在《中台产品经理》一书中提出的企业级应用搭建完整地图：
可以看到这里的业务建模就是系统预建设，实梳理企业业务的核心项。
而具体来说在系统预建设阶段，我们需要完成以下两个核心任务：
1. 定义核心流程：通过业务建模，将业务分割成不同的节点，并提炼每个节点的流程。这样可以找到核心场景，明确业务的重点和关键流程。
2. 标准化流程：将找到的核心场景进行标准化定义，确定不同业务线之间如何统一运行这些流程。例如，在商品建品方面，需要确定不同业务线应该遵守的规则，以实现商品的提报或创建的一致性。
完成系统预建设后，会发现还有许多其他业务需要进行标准化。在这种情况下，建议采用顾旧立新的原则。首先处理正在和当前系统同步建设的新系统，让新系统按照新的标准执行。这样可以保证后续系统快速上线，并逐步采纳新的标准。
在进行系统预建设的本质就是为了确保了系统间的标准一致性，从而促进信息流转的顺畅和效率提升。
那么具体怎么做呢？
这里我来给大家提供下业务合并与标准化步骤：
1. 流程审核和资料收集
（1）当前流程采集：针对每一个业务线收集详尽的流程描述，这包括文档、流程图和任何相关的流程资料。
（2）关键人员访谈：与每个业务线的管理层、核心操作团队进行深入访谈收集他们对现行流程的看法。
2. 流程分析和识别共同点
（1）梳理现有流程：通过工作坊将来自不同业务线的关键业务流程展现出来，对其进行详细分析。
（2）识别共性：查找各业务线中流程的相似之处和共通的功能部分，如订单管理、客户资料录入、索赔处理、保单更新等。
3. 设计合并后的标准流程
（1）建立流程模板：针对共性功能设计一个统一的流程模板，在满足所有业务线基本需求的基础上还要具备灵活配置的能力。
（2）反馈收集：将流程模板提交给各个业务线的代表，收集他们的反馈，并进行进一步的调整。
4. 规范与标准化开发
（1）确定流程标准：为新的统一流程制定各项操作的标准化指南和操作手册，确保所有业务线都按同样的方式执行。
（2）业务规则定义：明确各个流程阶段的业务规则，包括数据录入规则、决策逻辑和合规性要求。
5. 信息系统整合
（1）数据集成：确定各个业务线所使用的数据库和应用系统可以整合的可能性，并规划数据一致性处理。
6. 改变管理和培训
（1）员工培训：针对新的标准流程和操作规范，为不同业务线的员工提供培训，确保他们理解并能够遵循新流程。
（2）沟通和协作：保持各业务线之间的开放沟通管道，确保任何流程的更改和调整都能得到及时传递。
7. 测试与调优
（1）制定测试计划：创建测试场景确保新的标准流程可以在各个业务线中无缝执行，没有冲突。
8. 实施与监控
（1）分阶段实施：分阶段将标准流程部署到各个业务线中，从部门级别开始，逐步扩展到全公司范围。
（2）持续监督：在实施后持续监测流程运行情况，并准备针对可能出现的问题实施应急计划。
通过上述过程，一个公司的不同业务线可以逐渐实现流程的合并和标准化。这样不仅能够提升业务效率，降低成本，还能为客户提供更加一致的服务体验。
而这样的工作在任何企业级系统建设都是不可或缺的，试想下如果在一个企业内部存在20种订单模板，30种毛利计算公式，那么系统的后续维护与迭代将是多大的灾难。
04 系统预建设实战
下面我们具体来用一个案例来看看如何进行合并：
案例背景：
某中型服装零售企业希望搭建一套全新的电子商务平台，以便更好地整合其线上线下销售并实现高效的库存管理。为此，需要建设一个支持线上与线下两个消费场景的管理系统，包括交易端、订单处理系统、库存管理、财务计算以及第三方支付和物流集成。
1. 流程审核和资料收集:
- 现行审查：
- 由业务流程分析师和相关部门经理组成的小组，对线下销售和线上销售的流程进行详细审查。线上销售的流程包括网站下单、支付、订单处理；线下销售的流程包括顾客到店购物、结账等。
- 收集了线下库存管理流程，包括采购、配货、库存盘点等信息。
- 对线下财务计算流程进行收集，包括订单结算、内部成本核算等。
- 详细阅览了现有的物流和支付处理的流程和相关技术文档，包括各种支付方式的接入、和物流公司的合作流程。
- 关键人员沟通：
- 与线下销售管理、线上电商运营、库存管理和财务部门的关键人员进行一对一深入访谈，详细了解他们对现有流程的看法和反馈，包括现有流程的优势、不足、存在的问题以及希望进行流程整合后达到的目标。
2. 流程分析和识别共同点:
- 业务流程梳理：
- 线下销售部门对线下销售流程进行了详细的图表绘制，包括客户到店选择商品、商品试穿和结账等环节的详细流程图。
- 电商运营团队对线上销售的每一个环节进行了详细的分析，包括网站浏览、下单、支付、订单处理、退换货流程等。
- 库存管理团队绘制了从商品采购、入库、销售出库、库存盘点等环节的流程图。
- 财务部门绘制了订单结算、成本核算和财务报表编制等流程图。
- 识别共性：
- 通过分析，发现线下销售和线上销售有共同的订单处理流程，涉及到客户下单、订单处理、支付确认、出库等环节需要进行整合。
- 库存管理的流程也存在共通点，如商品入库、库存盘点等环节需要统一管理。
3. 设计合并后的标准流程:
- 创建流程模板：
- 设计了一个统一的订单处理流程模板，包括客户下单后订单的自动分发到各地门店或仓库进行处理，统一的订单审核流程和支付确认流程等。
- 设计了一个统一的库存管理流程模板，通过系统实现多地库存的实时共享，自动库存预警和统一的库存调拨流程。
- 设计了一个统一的财务计算流程模板，实现订单的财务结算和成本核算的自动化，及时生成财务报表。
- 反馈整合：
- 将设计后的流程模板提供给各部门核心人员，收集他们的反馈意见并进行适当的调整，确保新流程模板符合各个部门的实际操作需求。
4. 规范与标准化开发:
- 标准确定：
- 制定统一的订单处理规则，包括订单处理时效、异常订单处理流程等标准程序。
- 确定统一的库存管理规则，包括库存报警数值、跨仓库调拨规则等标准流程。
- 编写统一的财务计算规则，包括财务表格编制标准、订单成本核算规则等。
- 业务规则划定：
- 定义了系统中关键业务逻辑，如价格调整策略、折扣处理、支付对账标准等。
5. 信息系统整合:
- 整合架构规划：
- 确定需要整合或升级的系统组件，例如ERP系统、仓储管理系统等。
- 设计一个中央数据库，实现线上线下数据实时同步，确保不同渠道下的订单和库存状态同步。
- API开发：
- 开发一套统一的API，用于不同业务模块和第三方服务（如支付和物流）之间的数据交换和业务逻辑触发。
6. 改变管理和培训:
- 组织培训活动：
- 为销售、财务等相关部门员工进行新系统培训，帮助其理解新流程的设计意图，掌握新系统的操作流程和互动方式。
- 制定培训计划，确保每个员工都接受到相关培训，力求使他们能够顺利过渡并接受新的工作方式。
- 监督执行：
- 设立反馈机制来收集员工对新系统的反馈，不断优化培训内容和系统设计，确保员工理解并接受新流程。
7. 测试与调优：
- 准备测试计划：
- 编写详细的测试计划，包括流程测试、业务数据测试等，确保新系统能够满足各部门的业务需求。
- 系统检验：
- 验证系统是否满足订单处理、库存管理和第三方集成的需求，特别是在高压力环境下，如促销活动期间，模拟各种业务场景进行测试，验证系统的稳定性和可靠性。
8. 实施与监控：
- 逐步推广：
- 将新系统逐步推广到公司运营的每一个部门，确保平稳过渡，每个部门提前设置上线运行的方案和准备方案。
- 实施后评估：
- 部署监控工具来跟踪新系统的性能和各项业务指标，保证系统长期稳定运行并优化流程，定期进行系统运行情况和业务数据的分析，及时调整系统配置和流程设计以保持系统的高效性和灵活性。
9. 持续优化与调整:
- 数据分析与反馈：
- 建立数据分析体系，定期对订单处理效率、库存周转率、退换货率等重要指标进行分析，并将分析结果反馈给相关部门，以便及时发现问题和改进空间。
- 持续改进流程：
- 根据数据分析结果和员工反馈，对流程进行持续改进，包括优化订单处理流程、调整库存管理策略、改进财务计算规则等。
10. 风险管理与应急处理:
- 制定风险管理策略：
- 建立风险管理机制，对可能出现的风险进行分类和评估，制定相应的风险应对措施，包括数据安全风险、系统故障风险等。
- 应急预案：
- 建立应急预案，明确系统故障、数据泄露、订单异常等紧急情况的处理流程和责任人，确保在出现问题时能够及时有效地应对并恢复正常运营。
11. 迭代升级与技术支持:
- 持续升级：
- 制定系统升级计划，根据业务发展需求和技术更新，定期对系统进行升级和优化，以满足业务的持续需求。
- 技术支持与维护：
- 建立专门的技术支持团队负责系统的日常运维和技术支持，及时解决用户遇到的技术问题和系统故障，确保系统的稳定运行。
综上我们看到通过对业务的不同事物的理解进行标准化，实现统一业务理解，以确保在不同业务线和系统之间能够以标准化的方式执行和运行。
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